Sécurité

Les administrateurs et les praticiens accèdent chacun à Colib via leur propre compte sécurisé par un identifiant et un mot de passe. Si un compte a plusieurs utilisateurs, les administrateurs peuvent contrôler les autorisations d'accès pour chaque utilisateur, ce qui inclut le contrôle de l'accès aux dossiers des patients et aux enregistrements de planification, ainsi que les droits de modification/lecture seule.

Les praticiens, le personnel et les clients peuvent tous exiger un code à six chiffres, envoyé à leur adresse courriel, en plus de leur mot de passe. Pour les cliniques situées au Québec, cette deuxième étape est obligatoire pour tous -- praticiens, personnel et clients, sur Colib comme sur le portail client -- et ne peut pas être désactivée ; la même règle s'applique aux comptes internes de l'équipe Colib. Lorsque la double authentification est obligatoire pour le compte, comme c'est le cas pour les cliniques situées au Québec, la connexion avec un compte Google demande aussi le code.

Les mots de passe doivent compter de 12 à 80 caractères et combiner des majuscules, des minuscules, des chiffres et un caractère spécial. Chaque nouveau mot de passe est aussi vérifié auprès des bases publiques de mots de passe compromis : seul un court fragment de son empreinte quitte nos serveurs, jamais le mot de passe lui-même. Les cinq derniers mots de passe d'un compte ne peuvent pas être réutilisés.

Chaque connexion réussie ou échouée est enregistrée dans votre journal de sécurité. Une connexion depuis un appareil que nous n'avons jamais vu déclenche un courriel au titulaire du compte, avec la date, l'appareil et l'adresse. Après cinq mots de passe erronés, le compte est verrouillé pendant 30 minutes et une alerte est envoyée par courriel ; aucun code de vérification n'est envoyé pendant le verrouillage, et la réinitialisation du mot de passe déverrouille le compte immédiatement. Un code de vérification erroné compte également comme une tentative échouée. Des volumes inhabituels de connexions échouées, de verrouillages ou de requêtes bloquées déclenchent une alerte à l'équipe de Colib, qui les examine chaque jour.

Pour distinguer une connexion habituelle d'une connexion inhabituelle, nous conservons les appareils et les adresses utilisés par chaque compte. L'adresse est conservée chiffrée, jamais en clair, un appareil est oublié après un an sans utilisation, et tout est effacé à la suppression du compte.

Vous pouvez restreindre l'accès à la zone d'administration de la clinique à des adresses IP spécifiques, par exemple uniquement depuis votre clinique (offert avec le forfait Practice Pro).

Chaque clinique choisit son délai d'inactivité sous Réglages > Sécurité : 15, 30, 60, 90, 120 ou 180 minutes, 180 par défaut. Une fois le délai atteint, les utilisateurs sont déconnectés du côté serveur, de sorte qu'un écran laissé ouvert ne peut pas exposer un dossier. Sur le portail client, le délai est de 180 minutes.

Sous Réglages > Équipe, vous voyez la dernière connexion de chaque membre de votre clinique, et tout compte sans connexion depuis 90 jours est signalé pour que vous puissiez le révoquer. La liste s'exporte en Excel pour documenter vos revues d'accès périodiques.

Chaque fois qu'un praticien consulte, crée, modifie, supprime ou télécharge un élément du dossier, un enregistrement est créé. Les enregistrements portent la date, l'utilisateur, l'appareil et l'adresse IP, et se filtrent par utilisateur, client, période, domaine ou type d'action. Ce que vos clients font sur le portail client est consigné dans un second journal : connexions, documents consultés ou téléchargés, factures, formulaires, messages et rendez-vous, avec un enregistrement par clinique. Les deux journaux sont accessibles sur la page Journal d'audit, pour l'administrateur et pour tout membre de l'équipe ayant reçu la permission du journal d'audit, avec une exportation Excel et CSV; le journal de l'équipe est conservé 3 ans et celui du portail client 18 mois.

Lorsque notre équipe de soutien intervient dans votre clinique, ses actions sont consignées exactement comme celles de vos propres utilisateurs et vous restent visibles : rien n'est masqué dans votre journal. Ce que notre équipe fait dans l'espace d'administration de Colib est consigné dans un journal distinct réservé à cet usage.

L'accès au journal d'audit est une permission dédiée que l'administrateur de la clinique accorde membre par membre. Les événements de sécurité (connexions échouées, verrouillages, requêtes bloquées, connexions depuis de nouveaux appareils, exportations, suppressions) sont passés en revue chaque jour et déclenchent des alertes auprès du responsable de la sécurité de Colib.

Sur le portail client, chaque client dispose d'un onglet « Mon journal d'accès » qui liste ses propres connexions et chaque action sur ses données au cours des 18 derniers mois. Depuis ce même onglet, ils peuvent télécharger toutes leurs données dans une seule archive ZIP : profil, journal des accès, rendez-vous, factures, documents, formulaires, notes et messages, leurs consentements, leurs demandes de liste d'attente, programmes, chèques-cadeaux et leurs méthodes de paiement (quatre derniers chiffres seulement), clinique par clinique. La page de sécurité du portail explique en langage clair comment leurs renseignements sont protégés et qui contacter.

Les consentements donnés par vos clients (modalités de réservation en ligne et politique d'annulation, rappels par SMS, parent ou tuteur d'un mineur, attestations de formulaire) sont enregistrés avec le texte exact affiché, sa version, la date et l'adresse IP chiffrée, et sont visibles dans le dossier du client.

Les données circulent entre votre appareil et nos serveurs uniquement en TLS 1.2 ou 1.3 ; les protocoles plus anciens sont refusés. Les champs sensibles sont chiffrés de nouveau en AES-256 dans nos bases de données. Les fichiers déposés dans un dossier client sont chiffrés par l'application avant d'être stockés sur un stockage privé, qu'AWS chiffre également côté serveur. L'audio envoyé pour transcription est placé sur ce même stockage privé et supprimé une fois transcrit. Seul le contenu qu'une clinique publie elle-même (logo, images de la galerie) est public. Nos bases de données et nos fichiers sont situées exclusivement au Canada, dans la région AWS Canada (Montréal), ca-central-1.

Chaque fichier téléversé dans Colib est analysé en mémoire pour détecter les logiciels malveillants, avant d'être chiffré et stocké. Un fichier infecté est refusé et déclenche une alerte de sécurité.

Avec Colib, vos données sont sauvegardées tous les jours sur nos serveurs, vous n'aurez donc jamais à craindre de perdre les données de votre activité. Plus besoin de disques durs de sauvegarde capricieux ni de procédures de récupération difficiles.

La transcription des téléconsultations s'exécute sur un modèle hébergé dans l'infrastructure AWS de Colib au Canada, et les brouillons de notes sont produits par le service géré Amazon Bedrock. La génération utilise le modèle Claude Sonnet 4.6 pour toutes les cliniques : les données demeurent stockées au Canada, et la demande peut transiter par les États-Unis et y être traitée, sans rien y être conservé. Chaque brouillon porte le nom du modèle qui l'a rédigé et, au Québec, le client doit cocher une case de consentement avant de rejoindre une téléconsultation lorsqu'une note assistée par IA est prévue : sans ce consentement, la séance ne peut pas être rejointe. Une transcription conservée à votre demande reste au dossier comme document de travail clinique, aussi longtemps que vous conservez le dossier. Chaque clinique peut activer ou désactiver l'assistant de reformulation, l'extraction de formulaires et la dictée vocale dans ses réglages, et Colib peut suspendre toute fonctionnalité d'IA de façon centralisée. Consultez notre politique d'intelligence artificielle.

Colib met en œuvre plusieurs niveaux de défense contre les attaques malveillantes. Notre plateforme inclut une protection contre les attaques XSS (Cross-Site Scripting) pour empêcher l'injection de scripts malveillants, ainsi que des mécanismes de limitation de débit pour se prémunir contre les attaques par force brute et les attaques par déni de service. Nos pages sont servies avec une politique de sécurité du contenu, une Permissions-Policy qui restreint l'accès à la caméra et au microphone, et HSTS, qui force chaque connexion à passer en HTTPS.

Nos dépendances logicielles sont auditées contre les avis de vulnérabilité connus, et une vulnérabilité modérée, élevée ou critique fait échouer la compilation des composants concernés. Notre chiffrement est couvert par des tests automatisés sur les deux applications, et les journaux techniques d'erreur masquent par défaut le contenu des formulaires : seules des valeurs techniques comme les identifiants et les dates restent lisibles.

Nous commandons régulièrement des tests d'intrusion indépendants effectués par des tiers afin d'identifier et de corriger de manière proactive les vulnérabilités potentielles. Ces évaluations sont réalisées par des sociétés de sécurité externes certifiées afin de garantir une évaluation impartiale de la sécurité de notre infrastructure et de nos applications. Notre plus récent test d'intrusion a été complété en avril 2026; les tests d'intrusion sont répétés au moins une fois par année.

Aucune donnée de carte de crédit n'est stockée sur notre plateforme. Lorsque vous saisissez des informations de carte bancaire sur notre plateforme, Colib crée et conserve un token qui peut être utilisé pour référencer ces informations. Le numéro de carte est transmis à Stripe, notre partenaire de paiement certifié PCI DSS, par un canal chiffré, et n'est jamais inscrit dans nos systèmes; Colib ne conserve que le jeton, les quatre derniers chiffres, la date d'expiration et le pays de la carte.

Nous organisons des sessions de formation annuelles pour tous les employés de l'entreprise. Au cours de ces sessions, nous communiquons à notre personnel nos procédures claires en place pour traiter et signaler toute activité suspecte à notre responsable de la confidentialité.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Colib est : Thibault Bréboin, Responsable de la protection des renseignements personnels, Colib Technology Inc., thibault@colib.io. Les demandes et les plaintes sont traitées comme décrit dans notre politique de confidentialité.

Colib vise le niveau AA des règles d'accessibilité WCAG 2.2. Lire notre déclaration d'accessibilité.