Fonctionnalités
Colib a tout ce qu'il faut pour simplifier votre pratique et offrir une meilleure expérience à vos clients.
Une journée avec Colib, en 100 secondes
Voyez comment la réservation en ligne, les rappels, les formulaires, la téléconsultation, les notes IA, la facturation et le portail client se combinent tout au long de la journée d'un thérapeute.
Horaire
Créez des rendez-vous en quelques secondes.
Planifiez les rendez-vous de vos clients en toute simplicité grâce à un horaire intuitif qui intègre aussi vos rendez-vous personnels.
Synchronisation bidirectionnelle avec Google Calendar et Outlook : vos rendez-vous apparaissent dans votre calendrier personnel, et vos événements personnels bloquent automatiquement votre disponibilité.
Rendez-vous récurrents en quelques clics.
Affichez les rendez-vous par praticien, avec une colonne par praticien et par jour.
Gestion des salles pour bien répartir vos ressources.
Réservation en ligne
Laissez vos clients choisir le moment de leur rendez-vous grâce à la réservation en ligne.
Réservation en quelques clics.
Personnalisez entièrement le parcours de réservation selon les besoins de votre pratique.
Ajoutez facilement un widget de réservation en ligne à votre site Web.
Créez des groupes de disponibilité pour différents types de rendez-vous.
Offrez une liste d'attente : les clients s'y inscrivent quand aucun créneau n'est libre et sont avisés dès qu'une place se libère.
Permettez aux clients de choisir un praticien ou un créneau précis.
Les fuseaux horaires sont gérés automatiquement.
Option de regroupement des rendez-vous : les clients ne peuvent réserver qu'à côté de rendez-vous existants.
Formulaires
Créez des formulaires d'admission personnalisés en quelques clics pour recueillir l'information de vos clients.
Créez des formulaires de toutes pièces ou téléversez vos documents PDF ou Word existants.
Choisissez des modèles dans la bibliothèque de formulaires de Colib pour enrichir votre collection.
Envoyez automatiquement des formulaires aux clients par courriel.
Planifiez l'envoi récurrent de formulaires à la fréquence de votre choix -- idéal pour les journaux alimentaires, les journaux de symptômes et les questionnaires de suivi réguliers.
Permettez à vos clients de joindre des documents -- photos ou fichiers PDF -- directement dans vos formulaires, enregistrés chiffrés dans leur dossier client.
Créez des dossiers clients à partir des formulaires remplis et recevez une notification.
Signature et contre-signature électroniques offertes.
Envoyez des rappels automatiques aux clients qui n'ont pas rempli leurs formulaires après le nombre de jours de votre choix.
Rendez-vous en ligne
Rencontrez vos clients où qu'ils soient et offrez vos soins à distance, en temps réel.
Accès en un clic dans le navigateur, sans téléchargement.
Accès facile depuis un ordinateur, un téléphone ou une tablette.
Liens de visioconférence générés automatiquement selon le type de rendez-vous.
Prenez des notes directement pendant la visioconférence.
Enregistrez les séances et sauvegardez-les directement dans le dossier du client.
Sous-titres en temps réel pendant les séances — la parole est transcrite directement sur l'appareil, l'audio ne quitte jamais l'ordinateur.
Partage d'écran, transcriptions, salles d'attente et messagerie sont aussi offerts, avec de nombreux modules complémentaires.
Facturation et paiements
Un système de paiement simple et souple : cartes enregistrées au profil des clients, factures avec lien de paiement et reçus émis directement dans Colib.
Créez des factures et des reçus personnalisés en un clic et envoyez-les par courriel à vos clients.
Ajoutez facilement des tarifs à échelle variable, des produits ou d'autres éléments de facturation au moment de créer la facture.
Automatisez le rapprochement des virements Interac en associant automatiquement les paiements entrants au client et à la facture correspondants.
Facturation et paiements en plusieurs devises.
Répartissez les paiements en ligne entre un praticien et la clinique : chacun reçoit sa part directement dans son propre compte bancaire.
Enregistrez en toute sécurité la carte de crédit ou de débit de vos clients à leur profil pour accélérer les paiements.
Exigez une carte de crédit ou de débit à la réservation en ligne et facturez vos clients après le rendez-vous.
Exportez facilement vos factures vers QuickBooks.
Dossiers clients
Restez organisé : toute l'information de vos clients au même endroit.
Une page client claire, avec toute l'information nécessaire à portée de main.
Ajoutez des champs personnalisés aux pages clients selon les besoins de votre pratique.
Structurez vos notes avec des gabarits.
Importez vos dossiers clients (informations, rendez-vous et notes) depuis votre ancien logiciel grâce à l'importation en lot.
Définissez les liens entre vos clients pour faciliter la thérapie de couple ou familiale.
Accélérez la prise de notes de séance avec la reconnaissance vocale.
Suivez la progression de vos clients avec des objectifs et des scores personnalisables, pour mesurer clairement les résultats dans le temps.
Conservez des documents (images, PDF) dans chaque dossier client.
Envoyez et recevez des télécopies dans Colib : télécopiez documents, factures, reçus et formulaires complétés directement depuis le dossier client, et branchez votre propre compte SRFax pour recevoir vos télécopies dans Colib, prêtes à classer dans le bon dossier client. Par l'intermédiaire de SRFax, un fournisseur de télécopie canadien conforme à la LPRPDE.
Regroupez les clients pour communiquer plus facilement avec une famille ou un groupe.
Dessinez sur des schémas et des gabarits au besoin.
Outils d'IA pour les notes de séance
Laissez l'intelligence artificielle rédiger, peaufiner et structurer vos notes, tout en gardant le dernier mot.
Choisissez le gabarit de note clinique que l'IA doit suivre : SOAP, DAP, BIRP, GIRP et plus.
Définissez le style d'écriture pour toute votre clinique : première ou troisième personne, ton professionnel, clinique ou chaleureux, puces ou paragraphes, concis ou détaillé.
Laissez l'IA tenir compte des notes de séances précédentes pour que chaque nouvelle note reflète les progrès de votre client.
Améliorez en un clic une note que vous avez rédigée vous-même : corrigez la grammaire, peaufinez le style ou restructurez-la au format SOAP.
Dictez vos notes grâce à la reconnaissance vocale, et suivez les sous-titres en temps réel pendant les séances vidéo.
Chaque note générée par l'IA est enregistrée comme brouillon, pour que vous la révisiez et la signiez. Le traitement respecte la LPRPDE et la PHIPA : vos données sont stockées au Canada, et l'IA ne les conserve jamais ni ne les utilise pour entraîner des modèles.
Communications
Réduisez les absences, donnez des consignes précises et restez professionnel grâce à des notifications automatiques et personnalisables.
Les clients peuvent choisir leurs préférences de communication (courriel et/ou SMS).
Communiquez avec chaque client dans la langue de son choix.
Envoyez une confirmation dès qu'un rendez-vous est pris.
Confirmations et rappels par courriel et SMS, autant que vous le souhaitez, au moment de votre choix.
Recevez vous-même un rappel par courriel ou SMS avant chaque rendez-vous, pour n'en manquer aucun.
Faites un suivi après le rendez-vous pour recueillir les commentaires de vos clients.
Relancez les clients qui n'ont pas pris rendez-vous depuis un certain temps.
Consultez l'historique des communications de chaque client à tout moment et soyez avisé en temps réel de tout échec d'envoi de SMS ou de courriel.
Envoyez un courriel de bienvenue, automatiquement ou manuellement, à la création d'un nouveau client : informations essentielles sur votre pratique et formulaires d'admission à remplir.
Messagerie privée
Échangez des messages privés et sécurisés avec vos clients directement dans Colib et le portail client.
Envoyez et recevez des messages privés sans quitter Colib.
Les clients répondent en toute sécurité depuis le portail : toutes les conversations restent au même endroit.
Joignez des documents à vos messages pour partager de l'information en toute sécurité avec vos clients.
Gardez le lien avec vos clients entre les rendez-vous, par un canal professionnel distinct du courriel et des SMS personnels.
Activez ou désactivez la messagerie privée à tout moment depuis vos paramètres de communication.
Portail client
Colib offre à vos clients une plateforme Web distincte pour gérer leurs rendez-vous et leurs factures et échanger de l'information avec vous en toute sécurité. En savoir plus sur le portail client →
Vos clients peuvent voir, réserver, modifier et annuler des rendez-vous depuis leur portail.
Ils consultent, téléchargent et paient leurs factures depuis le portail.
Gagnez du temps et l'esprit tranquille : partagez documents et notes avec vos clients en toute sécurité par le portail.
Vos clients y gèrent aussi leurs cartes de paiement en toute sécurité.
Les clients qui ne créent pas de compte portail gèrent quand même leurs rendez-vous à partir des SMS et courriels qu'ils reçoivent.
Pensé pour le mobile
Colib est accessible partout depuis n'importe quel appareil, à tout moment.
Les mêmes fonctionnalités sur tous les appareils.
Une connexion Internet suffit.
Page de profil public
Créez une page publique entièrement personnalisable pour présenter votre pratique et attirer de nouveaux clients en ligne.
Présentez vos services, votre approche, vos spécialités et votre parcours professionnel de manière structurée et professionnelle.
Ajoutez des images et des vidéos pour créer une expérience plus attrayante et personnalisée.
Personnalisez votre image de marque avec la couleur de votre thème, une image de fond et des liens vers vos réseaux sociaux.
Configurez votre titre et votre description SEO pour améliorer votre visibilité sur les moteurs de recherche.
Présentez vos praticiens et inspirez confiance avant le premier rendez-vous.
Statistiques et rapports
Obtenez une vue d'ensemble de votre pratique pour prendre des décisions éclairées, et remettez à votre comptable des rapports prêts à l'emploi.
Segmentez les données par clinique ou par praticien pour comparer les résultats et mieux gérer votre équipe.
Un large éventail de statistiques : clientèle, types et volumes de rendez-vous, suivi des revenus, et plus encore.
Six rapports comptables : taxes perçues, frais de traitement par carte, revenus par praticien, passifs (forfaits et certificats-cadeaux non utilisés), remboursements et litiges, et relevés clients.
Analysez les tendances dans le temps avec des graphiques clairs.
Repérez vos services les plus demandés et ajustez votre offre.
Chaque rapport se filtre par période, praticien, clinique et client, et s'exporte vers Excel ou vers un PDF personnalisé avec votre logo.
L'accès aux rapports est une permission distincte : un comptable ou un adjoint administratif peut les consulter sans voir les dossiers cliniques.
Connectez vos propres balises Google Analytics, Google Ads ou Google Tag Manager à votre page de réservation et à votre page publique, et mesurez votre trafic dans votre propre compte Google.
Suivez vos conversions marketing : un événement de réservation est envoyé à vos balises Google chaque fois qu'un client termine la réservation d'un rendez-vous.
Page d'accueil
Commencez chaque journée avec une vue claire de tout ce qui demande votre attention, au même endroit.
Vos prochains rendez-vous et tâches d'un coup d'œil, le prochain mis en évidence.
Suivez les formulaires en attente de réponse, les rendez-vous à facturer et les notes de séance à signer.
Gardez un œil sur les factures en retard, les messages et les notifications non lus.
Reprenez vos brouillons de notes exactement là où vous vous étiez arrêté.
Les éléments des dernières 48 heures sont marqués comme nouveaux, pour prioriser d'un coup d'œil.
Chaque élément est cliquable et vous amène directement au bon écran.
Sécurité
Une plateforme de dossier médical électronique entièrement sécurisée, avec des données chiffrées et hébergées au Canada.
Vos données sont chiffrées en transit avec un chiffrement 256 bits et au repos dans des bases de données situées exclusivement au Canada.
L'authentification à deux facteurs est offerte aux praticiens comme aux clients.
Donnez à chaque utilisateur son propre compte avec des permissions précises, et limitez les connexions aux adresses IP approuvées.
Chaque action sur les données client est enregistrée dans un journal d'audit consultable à tout moment, incluant l'adresse IP et le navigateur.
Vos données sont sauvegardées chaque jour, sans disque de sauvegarde ni récupération complexe à gérer.
Aucune donnée de carte de crédit n'est stockée sur notre plateforme : les informations de paiement sont conservées par notre partenaire de paiement certifié.
Des tests d'intrusion indépendants sont menés régulièrement, en plus d'une protection XSS et d'une limitation du nombre de requêtes contre les attaques par force brute.
Fonctionnalités supplémentaires
Et bien plus pour vous aider à gérer une pratique sécurisée, conforme et efficace.
Conformité
Les mesures de sécurité de Colib protègent vos données à tous les niveaux et répondent aux exigences de la LPRPS, de la LPRPDE, de la LPRPSP, de la PIPA et de la Loi 25 (Québec).
Bilinguisme
La seule plateforme entièrement bilingue au Canada : chaque client choisit le français ou l'anglais.
Gestion de l'inventaire
Certificats-cadeaux
Simplifiez la gestion des certificats-cadeaux et faites plaisir à vos clients.
Gestion multicliniques
Télécopie
Envoyez références, rapports, reçus et formulaires complétés par télécopie depuis le dossier client, et recevez vos télécopies directement dans Colib en branchant le propre compte SRFax de votre clinique, un fournisseur canadien conforme à la LPRPDE. L'envoi de télécopies est offert dans tous les forfaits; pour recevoir des télécopies, branchez votre compte SRFax, facturé directement par SRFax sans frais supplémentaires de la part de Colib.
Commencez dès aujourd'hui
Rejoignez les praticiens qui profitent déjà des fonctionnalités avancées de Colib. Gagnez du temps, travaillez plus efficacement et offrez de meilleurs soins.
